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採用ブランディング

魅力的な会社説明会とは?資料の作り方やオンライン説明会実施のポイントを紹介!

はじめに

みなさんこんにちは!MAGAZINEライターの望月です。

 

5月に入り、23卒の母集団形成に向けて各社動き出している時期ではないでしょうか。その中でも会社説明会は、企業と学生が最初に接点を持つ重要な場です。企業の魅力をどのようにアピールすればエントリーにつながるのか、頭を悩ませている採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、会社説明会を開催する目的から学生が魅力に感じるコンテンツの作り方まで、徹底的に解説します!

 

会社説明会の役割

会社説明会の内容を考える前に、まずは新卒採用全体の戦略や各コンテンツ(インターンシップや選考)のゴール設定を基に、会社説明会の役割を設定することが必要です。採用計画の全体設計は、弊社でもお手伝いさせていただくことが可能ですので、もしお困りのことがあればお気軽にご相談ください。

 

採用活動全体の中での役割

会社説明会には「自社の魅力訴求」と「学生の企業理解」の大きく2つの役割があります。

 

1つ目の「自社の魅力訴求」は、エントリーへつなげるための動機付けが目的です。企業が学生に対して直接自社を紹介することができる会社説明会の場において、ターゲット学生にいかに魅力を感じてもらえるかが、母集団形成においては非常に重要なポイントになります。

 

2つ目の「学生の企業理解」は、参加学生に企業情報を分かりやすく伝えることにより、企業理解を深めてもらうことが目的です。学生の企業理解が浅い状態だと、そもそもエントリーにつながりにくいだけでなく、選考に進んだとしても競合企業との差別化ができず他社へ流れてしまう可能性があります。また、本当はターゲット学生だったのにも関わらず、企業理解が浅いためにその後の選考で落とされてしまうリスクを回避するためにも、会社説明会の時点で企業理解を深めてもらうことが必要です。

 

自社説明会と合同説明会での違い

会社説明会には、複数企業が同じ会場で同時に説明会を行う“合同説明会”と、自社単独で開催する“自社説明会”があります。

 

合同説明会は参加学生の人数が多いため、今まで接点を持てなかった層の学生と出会えるチャンスがあります。一方で、就活人気企業も多数参加する合同説明会では、その中に埋もれてしまい覚えてもらえない可能性も考えられます。また、参加学生は限られた時間内でたくさんのブースを見て回るため、企業側は学生一人ひとりとじっくり話す時間が取りにくいというデメリットがあります。

 

自社説明会は、参加学生からの質問に答えるなど個別でコミュニケーションをとれます。また、合同説明会よりも長い時間をかけて自社の情報や魅力を伝えられます。一方で、説明時間が長くなる分、内容をきちんと組み立てておかなければマイナスの印象を与えかねなかったり、事前に自社で集客しなければいけなかったりと、説明会の事前準備にかかる負担は合同説明会に比べて大きくなる傾向があります。

 

魅力的な会社説明会の内容

会社説明会の役割と目的を設定したら、次はいよいよ会社説明会の内容を考えていきます。ここからは内容を考える際のプロセスをご紹介します。

 

学生が聞きたいこととは?

学生が聞きたい情報は時期によって異なります。業界やビジネスモデル、仕事内容などの必ず伝えなければいけない情報はまんべんなく盛り込みつつ、タイミングによって重点を変えることが大切です。

 

・早期 :業界・市場情報、個社情報
・中期 :仕事内容・キャリア情報
・後期 :人・社風情報

 

伝えたいテーマを絞る

ターゲット学生に自社の魅力をきちんと伝えるため、「誰に」「自社のどんな魅力を伝えていきたいか」の、採用コンセプトを固めていきます。採用コンセプトに基づいた会社説明会資料を作っておくと、説明会の登壇者が変わっても一貫した魅力訴求が可能です。また、リクルーターや現場社員に協力いただく際も採用コンセプトをきちんと決めておくことで、目標や意識の統一が図ることができ、採用活動全体で統一感のある訴求ができます。

 

学生を惹きつける会社説明会資料の作り方

それでは、会社説明会で使用する資料はどのように作成すれば良いのでしょうか?実際に作成される際の参考になるよう、いつも私が気を付けているポイントをご紹介させていただきます。

 

目的と流れを決める

説明会で使用する資料にも目的が必要です。説明会終了後、参加学生にどのような印象を持ってほしいのか、少なくともここだけは覚えて帰ってほしいというポイントはどこか、ゴール設定を行いましょう。先述した通り時期によって学生がほしい情報も変わってきますので、説明会を行うタイミングに合わせて内容も多少変更する必要があります。

 

また、資料全体の流れとして情報の粒度が“大きいもの→小さいもの”という順番でまとめていくと分かりやすい資料になります。

 

業界・市場情報 :将来性、社会的影響力の大きさ、市場規模 など

個社情報 :理念、歴史、ビジネスモデル、競合優位性 など

仕事内容・キャリア情報 :職種別の仕事内容、働く現場のイメージ、職能、成長曲線 など

人・社風情報 :社風の良さ、カルチャー、社員の雰囲気 など

採用情報:募集要項、採用フロー など

 

おさえるべきポイント

会社説明会の資料作成を行う際に意識すべきポイントは以下の2点です。

 

①1枚のスライドに記載する情報・文字は少なめに

学生側も受け取る情報が多いと混乱してしまいます。文字量は極力少なく、本当に伝えたいポイントだけ記載するようにしましょう。また、大きな会場で説明を実施する際は後ろの席に座っている学生も認識できる文字の大きさにしておくことも忘れずに。外部会場を使用する際は事前に会場を見学し、リハーサルまで行っておくと安心です。

 

②学生が理解しやすい言葉を使う

ビジネスモデルや仕事内容の説明をする際、特に気を付けたいのは自社独自の言葉やビジネス用語を使いすぎないことです。初めて聞く言葉がたくさん出てくると、学生はその理解に意識をとられ、企業側が一番伝えたいところをスルーしてしまう可能性があります。

 

特にBtoB企業の場合は、扱っている商材が学生にとって身近ではない場合が多いですよね。どのような社会貢献を果たしているのか、学生が理解しやすいように噛み砕いて説明することが重要です。ただ、参加学生の知的能力を図る目的で敢えて内容を難しくするケースもありますので、会社説明会の目的にあわせて資料のレベルは変えましょう。

 

やってはいけないNGポイント

ここでは、会社説明会で絶対にやってはいけないNGポイントを4点ご紹介します。

 

①登壇者のプレゼンテーションが不慣れ

会社説明会資料に記載されている情報をただ読み上げるだけのプレゼンテーションは、参加学生に“つまらない”という印象を持たれる可能性があります。伝える要点を絞り、端的なプレゼンテーションを意識することが大切です。また、プレゼンテーターの声が小さかったり、落ち着きがなかったりすると学生側が「聞き取りづらいな」「緊張しているのかな?」など、マイナスの印象を持つかもしれません。説明会本番で自信を持ったプレゼンテーションや振る舞いができるよう、事前に練習時間を設けることをおすすめします。

 

②自社の伝えたい内容だけになっている

学生側がほしい情報を無視して企業のアピールポイントばかり伝えてしまうと、学生側の興味関心は薄まってしまいます。学生が知りたい前提情報をきちんと盛り込んだうえで、企業の魅力を上乗せしていきましょう。

 

③タイムキープをしない

学生は就活以外にも学業やアルバイトなど忙しい日々を送っています。時間や分単位で就活の予定を入れている学生もいますので、終了時間が予定よりも大幅にオーバーしてしまうと他の予定に影響が出てしまい、「約束を守れない企業」というマイナスイメージを持たれてしまいます。事前に伝えている所要時間は極力厳守するように心がけましょう。もちろん開始時刻が大幅に遅れてしまうのもNGです。

 

④競合他社の悪口を言わない

競合と自社の違いを事実ベースで伝えることは問題ありませんが、明確な個社名を出して悪口を言うことは学生にマイナスの印象を与えてしまうので絶対にNGです。人事担当者はもちろん、説明会に登壇する現場社員にも事前に注意するよう周知しておきましょう。

 

オンライン説明会を成功に導くポイント

新型コロナウイルスの影響で会社説明会をオンラインに移行した企業も多いのではないでしょうか。学生調査でもオンライン説明会に関して89%の学生が「オンラインでも問題ない、オンラインがいい」という結果が出ていることもあり、今後ますますオンライン説明会を実施する企業は増加していくと予想されます。

【※採用セミナーレポート~22卒は”選考辞退”が急増?オンライン化による「思わぬ落とし穴」~より】

 

ここではオンライン説明会を実施するにあたり気を付けるべきポイントや、メリット・デメリットをご紹介します。

 

オフラインからオンラインシフトの流れ

2020年は新型コロナウイルスの影響で、多くの企業が合同説明会や自社説明会を対面実施からオンラインに移行しました。これからオンライン説明会の頻度を増やしていくという企業様もいらっしゃると思いますので、オンライン開催のメリット・デメリット、成功のポイントを簡単にご説明します。

 

オンライン説明会のメリット

ここではオンライン説明会のメリット3点をご紹介します。
 

①時間やコストを抑えられる

オンライン会社説明会は学生の任意による場所から参加できるという利点があります。企業側も学生の交通費負担が無くなり、外部会場費なども必要ありませんので従来よりも低コストで説明会を開催することが可能です。

 

②参加できる学生の人数が増える(地方)

地方学生にとっては説明会会場までの移動時間や交通費が大きな負担となっていました。しかし、オンライン化によって自宅で説明会参加が可能になったことで“興味がある企業の説明会には”とりあえず参加する“ことができるようになりました。企業側にとってもアプローチできる学生数が増えることになりメリットは非常に大きいです。

 

③現場社員に参加してもらいやすい

従来は、現場社員の方に会場まで足を運んでもらう必要がありました。自社会場の場合はそこまで問題ではないですが、外部会場の場合はお願いする側もなかなか頼みにくいですよね。オンライン開催の場合はわざわざ移動してもらう必要もありませんし、時間の調整ができれば海外にいらっしゃる方にもご登場いただくことが可能です。対面だとなかなか参加できないような社員の方に出ていただけるのはオンライン開催ならではのメリットです。

 

オンライン説明会のデメリット

続いて、オンライン説明会のデメリット3点をご紹介します。
 

①会社の雰囲気が伝わりづらい

オンライン説明会では、今まで対面での会社説明会や面談などで伝えていた社風や環境という点を伝えることが難しくなります。実際に、学生の企業選定の決め手が感覚化してしまい、選考辞退率が急増しているというデータも出ています。今後は、映像やリクルーター面談などを通して「感じる情報」を提供していくことが重要です。

【※採用セミナーレポート~動画コンテンツの有効活用~より】

 

②相互コミュニケーションがとりづらい

オンライン説明会は企業の一方的な説明で終わってしまう傾向があります。そうならないための解決策としては、ライブ配信ツールを使用しチャット機能を使うことが挙げられます。会社説明会の冒頭に「○○のイメージは?」「○○の正解はどれでしょう」など、学生側に考えさせるような質問を出し、チャットで答えてもらうという形式にすれば学生の参加意欲も高まります。

 

③配信の知識や機材準備が必要

さまざまなオンラインツールが出てきたことで、配信も随分手軽に行えるようになってきました。しかし、大人数に向けた配信をクオリティ高く実施するためには、ある程度の配信知識と機材知識、そして実際の運営に向けた準備が必要です。「マンパワーが心配」「配信や機材の専門知識がなくて不安」という採用担当者の方は、配信準備から当日の運営までを代行してくれるサービスもあります。弊社でもツール選定や運営に関するアドバイスは可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

 

オンライン説明会でおさえるべきポイント

オンライン説明会では、従来の説明会と気を付けるポイントが異なります。ここではオンライン説明会の実施にあたり、おさえておくべきポイントを3点ご紹介します。

 

①ライブ配信と録画配信は上手に使い分ける

オンライン説明会には、ライブ配信型と録画配信型の大きく2種類あります。ライブ配信は先述したようにチャット機能を活用して相互のコミュニケーションをとれるので、1時間程度の長さであれば工夫次第で十分学生の集中力は維持できます。録画配信の場合は一度に多くの学生に視聴してもらえますが、一方的な説明になりますので長くても30分程度で収めるようにしましょう。

 

②説明会後の流れを明示する

オンライン説明会の場合、「それでは、○○からエントリーしてください」という言葉のみの案内だと、簡単に離脱されてしまいます。説明会終了後、エントリーフォームへのQRコードを出したり、チャットにURLを貼り付けたりして、必ずその場で次のステップを明示するようにしましょう。

 

③「空気づくり」を意識する

オンラインでは学生の集中力が続きにくいというところで、参加意欲を高めるための「空気づくり」が必要になってきます。そのためには、先述したようなチャット機能や動画の活用が有効です。自社内に製品の展示スペースがある企業様は、その場で外付けカメラを使ってオフィスツアーを実施するのも良いですね!オンラインでは伝わりにくい「感じる情報」を、ツールを駆使して学生に伝えてあげることが大切です。この「空気づくり」はオンラインインターンシップでも重要なポイントになります。

【※採用セミナーレポート~オンラインインターンシップ 成功・失敗の分かれ道~より】

 

お悩みのことがあれば是非お気軽にご相談ください。

 

揚羽の会社説明会

 

揚羽の会社説明会の内容設計

揚羽では、インターンシップと同日に開催するインターンシップ説明会と、本選考時期に開催する本選考説明会で、重点的に話すポイントやコンテンツを変えています。インターンシップ説明会の場合、「広告業界をとりあえず見てみよう」「ブランディングって何だろう」などの、「まずは業界や事業を知りたい!」と思って参加してくれている学生が多いです。そのため、説明会の内容も業界や事業にフォーカスを置いて説明しています。また、揚羽の強みとしてやはり“人”という要素は欠かせませんので、最初の接点を持つ段階から、可能な限り多くの現場社員にお話いただく形式をとっています。

 

本選考時期は「広告業界の中で揚羽の特徴は?」「他社との違いはなんだろう」など、ある程度の業界理解をしている上で、他社との違いや特徴を知りたい!という学生が多いです。そのため、重点的に話す内容も個社や仕事内容、キャリアの部分になります。

 

もちろん学生一人ひとり揚羽への理解度には差がありますので、そこは適宜面談をしながら確認しつつ、不足している情報を都度提供するよう心掛けています。

 

資料の作り方や伝え方のポイント

基本的には「魅力的な会社説明会の内容」で書かせていただいた内容に沿って資料は作成しています。1枚のスライドに記載する情報は必要最低限にとどめ、図やグラフを用いて分かりやすく、そして文字量は少なくしています。揚羽では録画配信の手法はとっておらず、ライブ配信のみで説明会を行っています。そのためプレゼンテーション中に質問を投げかけたり、チャットでコミュニケーションをとってもらったり、相互コミュニケーションがとれるよう工夫しています。

 

揚羽の会社説明会

今回は、会社説明会の目的からオンライン開催の注意点までざっくり紹介させていただきました。しかし、オンライン会社説明会については何から始めるべきなのか、どのように準備していけばいいのか、悩んでいらっしゃる人事や採用担当者の方も多いのではないでしょうか。
 

当社では、採用ターゲットへの訴求ポイントを固めるところから説明会の資料作成までサポートしております。ツール選定や運営へのアドバイスも可能ですので、ご不明点やお悩みの点などあれば、ぜひお気軽にご相談ください。皆さまが、魅力的な会社説明会を開催できるよう、精一杯ご支援させていただきます。

 

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中途/新卒採用担当

望月未来

日本大学国際関係学部卒業。WEBマーケティング系のベンチャー企業でWEBディレクター・社長室・採用担当などを幅広く経験し、揚羽には中途入社。自分の長所を活かしながら、生産性高く、楽しく働ける組織を作ってみたくて人事として奮闘中。